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【2013/06/17教育桃源電子報】
【會員問診室】公文、簽呈一去不回，怎麼辦？
經常有學校教師會或會員老師向本會詢問：「公文、簽呈一去不回，
桃園縣政府過去有「桃園縣政府公文時效管制及稽催檢核作業要點」
現在，仍然有類似這種情況的學校，本會提供桃園縣政府修訂後的「
另按行政院頒布之「文書流程管理作業規範」中規定：「
因此，學校若沒有透過校務會議訂定文書處理流程，
我們奉勸有些學校校長不要依個人喜好辦公文，也請各校老師提醒有
當然若需要我們協助糾舉，則請各校老師不吝提供具體事證！
●●桃園縣政府文書流程管理作業要點●●
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中華民國91 年1 月9 日桃園縣政府第398 次主管會議通過
中華民國93 年3 月11 日修正
中華民國97 年5 月21 日府研綜字第0970160301 號函修正
中華民國99 年5 月31 日府研管字第0990206605 號函修正
中華民國100 年4 月18 日府研綜字第1000143659 號函因應組織調整修正
中華民國101 年1 月10 日府研管字第1010009565 號函修正
壹、總論
一、桃園縣政府（以下簡稱本府），為落實文書流程管理，
二、本要點適用範圍：本府所屬一級機關（以下簡稱本府各局處）；
貳、公文處理時限及展期規定
三、各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依下列規定：
（一）一般公文：
1. 最速件：一日（但緊急公文仍需依個案需要之時限內完成）。
2. 速件：三日。
3. 普通件：六日。
4. 限期公文：
（1）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。
（2）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，
（3）變更來文所定期限者，須聯繫來文機關確認。
（二）專案管制案件：府文依本府秘書長（或以上長官）
（三）人民申請案件：依「本府人民申請案件項目暨期限彙編」
（四）人民陳情案件：依「
（五）訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。
（六）有關開會、會勘等各項紀錄，承辦機關應於開會、
前項各款規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、
一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，
四、各類公文處理時限之計算標準，依行政院頒布之「
五、承辦人員應確實遵守公文處理所定期限，案件經詳細檢討，
（一）一般公文之展期次數以二次為限，第一次展期不得超過十日，
（二）一般公文展期申請單（如附件一）應併同公文陳核，
（三）限期案件辦理展期前，應先行協調通知來文機關。
（四）人民陳情案件、人民申請案件及訴願案件之展期，
六、專案管制規定如下：
（一）凡涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，
（二）申請改為專案管制案件，應填具「專案管制案件申請表」（
（三）如超過預定完成時間且不可歸責於承辦局處者，
（四）專案管制案件申請表應併同公文陳核，
（五）人民陳情案件、人民申請案件、
参、文書處理流程規範
七、本府各項文書作業自總收文（局處收文）、分文承辦、
（一）一般公文視案情、重要性採取以文管制或以案管制。
（二）限期公文、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、
八、公文登錄及改分：
（一）所有公文（含自送、自繕公文；惟便簽、通報、「此致 相關局處」等除外）均請總收（發）文、
（二）
（三）總收文人員應列印分文清單，併同紙本公文交承辦局處簽收，
（四）總收文、各局處收發人員應確實登錄公文性質（如一般案件、
（五）承辦局處收受之府文，如認為非屬本局處承辦者，
（六）改分公文之管制或統計時效起算點，
九、擬辦陳核：
（一）承辦人員簽稿擬辦方式，應儘量採用「以稿代簽」、「
（二）對於各件公文案情相同、
（三）公文陳判流程應依據本府「分層負責明細表」
（四）核稿人員對案情需進一步瞭解時，可隨時洽詢承辦人員或科（
（五）如認承辦人員所簽擬之內容不當時，應就原稿批示或更改，
（六）簽稿於陳判過程中，如改動較多或較為重大，
十、會辦協調（會辦案件作業流程圖如附件七）：
（一）來文內容涉及二個局處以上者，
（二）涉及二個以上會辦局處之案件，應依序傳會或複製同時分會。
（三）具時效性、案情複雜、
（四）參與協調時，出席人員代表該局處發表意見，
（五）會辦案件之送會局處應按速別卷宗「最速件一小時」、「
（六）各局處會辦完畢後逕將公文交由下一個會簽局處（含陳核）
（七）主辦局處遇有會辦局處持不同意見，簽辦時應提出綜合意見，
（八）陳核局處收發人員請配合處理公文簽收、核判處理、
十一、結案登錄及送繕發文
（一）總收來文及局處收文應由承辦人簽辦，
（二）公文應確實做一層或局處核判功能後，再作「發文」或「
（三）「先簽後稿」之公文於辦結後，應做「併案」處理，
（四）承辦人派送之創稿（含府稿、局稿）、創簽或總收來文府稿（
（五）各局處收發人員於引入公文後，再做其他作業流程，如會簽、
（六）總發文人員應配合處理校對、發文、銷號、歸檔等作業。
十二、稽催管制：
（一）文書稽催以業務執行局處主動導正為主，
（二）公文查催之範圍包括承辦人間、
（三）下列各款文件，不辦理查催：
1. 絕對機密、極機密、機密、密之案件。
2. 各局處內部之便箋通知。
3. 各項辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品。
十三、各級人員公文查催程序及處理方式：
（一）局處首長（副首長或幕僚長）：
1. 審核機關文展期三十日以上案件及機關文專案管制申請案件。
2. 對逾處理期限三十日以上案件，責成有關單位或人員限期結案。
3. 提示文書流程改進方法。
4. 公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。
5. 屬員差假時之公文處理，應依下列規定：
（1） 職務代理人應實際代理其處理公文，因特殊情形，無法代為處理時，
（2） 職務代理人或其直屬主管，均因差假不能處理公文時，
（3） 承辦案件久未清結者之差假，應責成清理後始得准假。
（二）單位主管職責：
1. 屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或確實移交。
2. 充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料；
3. 對一般公文來文之速別與公文性質不符者，
4. 隨時檢討單位內成員公文處理時效優劣，
（三）承辦人員：
1. 經辦文件應依限辦出，
2. 對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦，如查催發生困難時，
（三）局處收發人員：
1. 應確實將本局處公文流程登錄於電腦公文管理系統，每日列印「
2. 建立查催資料之專卷或專檔，以備查考。
（四）局處研考單位或指定人員：
1. 配合本府研考會定期公文檢查及辦理個案分析之需要，
2. 監督局處收發人員辦理公文登錄、查催；
3. 協調解決有關查催作業共同性問題，並檢討查催作業缺失，
4. 協助輔導局處收發人員有關公文時效管理之相關問題。
5. 辦理專案管制案件之列管。
6. 每月公文（含府文及機關文）時效管考。
7. 每月針對逾限公文責任歸屬簽請局處首長辦理查處，
8. 自行辦理公文品質檢核，每年至少二次，且應副知本府研考會。
9. 辦理公文製作與流程管理講習，每年至少一次。
10. 針對辦理天數逾三十日以上之公文應進行調卷分析（「
11. 前款延壓責任人員之懲處，依本府公文處理時限暨逾限懲處標準表（
肆、提升公文品質機制
十四、本府對各局處公文處理績效應建立評比制度並據以辦理獎懲。
前項評比制度實施計畫由本府研考會訂定之。
十五、本府研考會每月應製作上月份本府一般公文時效統計報表（
本府各機關整體公文執行績效成績計算方式依「
十六、本府研考會應辦理定期公文品質檢核；各機關研考單位（
前項公文檢核結果如發現有逾限辦結之案件，
十七、公文處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，
伍、其他
十八、本要點未規定者依相關法令規定辦理，
十九、本縣各鄉（鎮、市）公所得依機關特性自行訂定相關規定，
中華民國93 年3 月11 日修正
中華民國97 年5 月21 日府研綜字第0970160301 號函修正
中華民國99 年5 月31 日府研管字第0990206605 號函修正
中華民國100 年4 月18 日府研綜字第1000143659 號函因應組織調整修正
中華民國101 年1 月10 日府研管字第1010009565 號函修正
壹、總論
一、桃園縣政府（以下簡稱本府），為落實文書流程管理，
二、本要點適用範圍：本府所屬一級機關（以下簡稱本府各局處）；
貳、公文處理時限及展期規定
三、各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依下列規定：
（一）一般公文：
1. 最速件：一日（但緊急公文仍需依個案需要之時限內完成）。
2. 速件：三日。
3. 普通件：六日。
4. 限期公文：
（1）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。
（2）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，
（3）變更來文所定期限者，須聯繫來文機關確認。
（二）專案管制案件：府文依本府秘書長（或以上長官）
（三）人民申請案件：依「本府人民申請案件項目暨期限彙編」
（四）人民陳情案件：依「
（五）訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。
（六）有關開會、會勘等各項紀錄，承辦機關應於開會、
前項各款規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、
一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，
四、各類公文處理時限之計算標準，依行政院頒布之「
五、承辦人員應確實遵守公文處理所定期限，案件經詳細檢討，
（一）一般公文之展期次數以二次為限，第一次展期不得超過十日，
（二）一般公文展期申請單（如附件一）應併同公文陳核，
（三）限期案件辦理展期前，應先行協調通知來文機關。
（四）人民陳情案件、人民申請案件及訴願案件之展期，
六、專案管制規定如下：
（一）凡涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，
（二）申請改為專案管制案件，應填具「專案管制案件申請表」（
（三）如超過預定完成時間且不可歸責於承辦局處者，
（四）專案管制案件申請表應併同公文陳核，
（五）人民陳情案件、人民申請案件、
参、文書處理流程規範
七、本府各項文書作業自總收文（局處收文）、分文承辦、
（一）一般公文視案情、重要性採取以文管制或以案管制。
（二）限期公文、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、
八、公文登錄及改分：
（一）所有公文（含自送、自繕公文；惟便簽、通報、「此致 相關局處」等除外）均請總收（發）文、
（二）
（三）總收文人員應列印分文清單，併同紙本公文交承辦局處簽收，
（四）總收文、各局處收發人員應確實登錄公文性質（如一般案件、
（五）承辦局處收受之府文，如認為非屬本局處承辦者，
（六）改分公文之管制或統計時效起算點，
九、擬辦陳核：
（一）承辦人員簽稿擬辦方式，應儘量採用「以稿代簽」、「
（二）對於各件公文案情相同、
（三）公文陳判流程應依據本府「分層負責明細表」
（四）核稿人員對案情需進一步瞭解時，可隨時洽詢承辦人員或科（
（五）如認承辦人員所簽擬之內容不當時，應就原稿批示或更改，
（六）簽稿於陳判過程中，如改動較多或較為重大，
十、會辦協調（會辦案件作業流程圖如附件七）：
（一）來文內容涉及二個局處以上者，
（二）涉及二個以上會辦局處之案件，應依序傳會或複製同時分會。
（三）具時效性、案情複雜、
（四）參與協調時，出席人員代表該局處發表意見，
（五）會辦案件之送會局處應按速別卷宗「最速件一小時」、「
（六）各局處會辦完畢後逕將公文交由下一個會簽局處（含陳核）
（七）主辦局處遇有會辦局處持不同意見，簽辦時應提出綜合意見，
（八）陳核局處收發人員請配合處理公文簽收、核判處理、
十一、結案登錄及送繕發文
（一）總收來文及局處收文應由承辦人簽辦，
（二）公文應確實做一層或局處核判功能後，再作「發文」或「
（三）「先簽後稿」之公文於辦結後，應做「併案」處理，
（四）承辦人派送之創稿（含府稿、局稿）、創簽或總收來文府稿（
（五）各局處收發人員於引入公文後，再做其他作業流程，如會簽、
（六）總發文人員應配合處理校對、發文、銷號、歸檔等作業。
十二、稽催管制：
（一）文書稽催以業務執行局處主動導正為主，
（二）公文查催之範圍包括承辦人間、
（三）下列各款文件，不辦理查催：
1. 絕對機密、極機密、機密、密之案件。
2. 各局處內部之便箋通知。
3. 各項辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品。
十三、各級人員公文查催程序及處理方式：
（一）局處首長（副首長或幕僚長）：
1. 審核機關文展期三十日以上案件及機關文專案管制申請案件。
2. 對逾處理期限三十日以上案件，責成有關單位或人員限期結案。
3. 提示文書流程改進方法。
4. 公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。
5. 屬員差假時之公文處理，應依下列規定：
（1） 職務代理人應實際代理其處理公文，因特殊情形，無法代為處理時，
（2） 職務代理人或其直屬主管，均因差假不能處理公文時，
（3） 承辦案件久未清結者之差假，應責成清理後始得准假。
（二）單位主管職責：
1. 屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或確實移交。
2. 充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料；
3. 對一般公文來文之速別與公文性質不符者，
4. 隨時檢討單位內成員公文處理時效優劣，
（三）承辦人員：
1. 經辦文件應依限辦出，
2. 對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦，如查催發生困難時，
（三）局處收發人員：
1. 應確實將本局處公文流程登錄於電腦公文管理系統，每日列印「
2. 建立查催資料之專卷或專檔，以備查考。
（四）局處研考單位或指定人員：
1. 配合本府研考會定期公文檢查及辦理個案分析之需要，
2. 監督局處收發人員辦理公文登錄、查催；
3. 協調解決有關查催作業共同性問題，並檢討查催作業缺失，
4. 協助輔導局處收發人員有關公文時效管理之相關問題。
5. 辦理專案管制案件之列管。
6. 每月公文（含府文及機關文）時效管考。
7. 每月針對逾限公文責任歸屬簽請局處首長辦理查處，
8. 自行辦理公文品質檢核，每年至少二次，且應副知本府研考會。
9. 辦理公文製作與流程管理講習，每年至少一次。
10. 針對辦理天數逾三十日以上之公文應進行調卷分析（「
11. 前款延壓責任人員之懲處，依本府公文處理時限暨逾限懲處標準表（
肆、提升公文品質機制
十四、本府對各局處公文處理績效應建立評比制度並據以辦理獎懲。
前項評比制度實施計畫由本府研考會訂定之。
十五、本府研考會每月應製作上月份本府一般公文時效統計報表（
本府各機關整體公文執行績效成績計算方式依「
十六、本府研考會應辦理定期公文品質檢核；各機關研考單位（
前項公文檢核結果如發現有逾限辦結之案件，
十七、公文處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，
伍、其他
十八、本要點未規定者依相關法令規定辦理，
十九、本縣各鄉（鎮、市）公所得依機關特性自行訂定相關規定，
