Makattao Allen 馬卡道.艾倫: 營隊規劃與管理

2009年9月12日 星期六

營隊規劃與管理

引用自
http://www.tnfsh.tn.edu.tw/club/c06/new_page_14.htm

營隊規劃與管理

■前言
營隊,說穿了是聚集一群人,一群工作人員和一群參與的伙伴,在有限的時間、
經費與資源的情況下,能夠得到最大的滿足感與成就感,並藉由營隊活動的參與
得到許多平日不易獲得的經驗、人際關係與知識。而要達到人人快樂、個個滿足
的目的並不容易,所以就需要對營隊的內容加以規劃,使營隊的各項活動在有限
的時間發揮最大的功能。
而營隊不外包含了活動主要內容、經費的控制、人員的責任分配、參與對象的來
源與數量、時間流程的安排、活動場地的規劃、各項資源物品的齊備....等等,
所以,規劃一個營隊並不容易,而一個成功的營隊更是需要詳加的安排,尤其安
全的考量是絕對不容忽視的課題。


■活動規劃之原則
確立營隊目的、主題、形式、特色、對象、日期、地點;
確定工作人員,有效的運用組織;
長期、充足的籌備時間;
工作人員要有應變方案,應付突發狀況;
場地、單位、機關的勘查、接洽、聯絡與配合;
有效、具特色的宣傳及招生;
人員安全及責任歸屬;
盡量創新,多嘗試;


■營隊活動的三大階段
籌備階段:營隊企畫、責任分配、活動演練、場地勘查與接洽、器材租借、長官
或講師之聯絡、宣傳與招生等;
執行階段:活動帶領與企畫執行;
檢討階段:事後檢討、致感謝函、器材的清理與歸還、資料整理、經費結算、製
作活動記錄;


■營隊籌備與執行之責任分組
活動中的編組不同於社團中之編組,通常每次活動之編組都有不同,主要目的除
了讓每位幹部在各個活動中,能學習本身社團職務以外的技能與經驗之外,也不
外乎要讓營隊的每項工作均能有人負責,不致發生有事情卻沒人做的情形。所以
,相對的營隊活動中的各項職務與工作,每位幹部都會有機會擔任與學習。
以下所列之組別分配與各項執掌,可依工作團隊之習慣與人數加以彈性變化,或
於營隊執行期間加以重新任務編組,但營隊中的各項工作均不脫離下列所述各項
,不論如何編組、變化,務必要使各項工作均有人負責,每個人也都有其固定負
責的工作項目。

〔活動所需組別〕
執行長、值星官、活動組(長)、總務組(長)、生輔組(長)、美工組(長)
,並依情況所需設機動組。

〔特殊編組〕
先鋒探勘人員,其中必須包含:
執行長、活動長(活動組)、或公關組等,其成員由幹部群中選出。並在二籌前完
成場地接洽、探勘,並在二籌時提出探勘報告。

△總召集人(總召、執行長):
營隊總負責人,統籌、策劃各項營隊事物與活動;
掌握營隊籌備進度,負責協調、監督各組工作;
主持場堪、籌備會議、會報、檢討會;
活動宣傳策略之擬定與執行;
整個活動流程之設計、活動方向的確立、課程的安排;

△活動組:
整體活動之設計與單元活動之執行,活動期間氣氛之掌握;
活動長負責籌備期間主持各項活動會報與排演;

△生輔組:
負責活動中小隊之帶領,並掌握學員的情緒反應及建議;
學員之保險與醫療,注意學員活動之安全;
急救藥品之準備、學員緊急狀況之處理;
報名簡章(表)、收據、學員名冊之製作;
學員報名手續、意外險之辦理;
擬定各餐菜單,並聯絡菜商負責運送,解決所有有關食物之問題;

△值星官:
營隊籌備期間屬於生輔組;
活動期間確實掌握人員人數及動向;
掌控活動時間、流程及活動中各單位人員之安全;
隨時向執行長(總召)報告人員動向與營隊狀況;

△公關組:
負責聯絡與安排各項課程之授課講師;
師長、學長姐之聯絡活動、公關信(邀請)函、之製作與寄發;
活動現場師長、講師與學長姐之招待工作;
活動期間之各項命令、決策、緊急事件之聯絡、協調;
活動場地、交通工具之接洽或租賃;

△總務組:
整合營隊所需之各項經費、器材、教具、海報之清單;
營隊各項器材之清點、購買、保養、發放、租賃;
活動場地之建設、場地電源、器材、海報、教具之準備;
營隊活動經費之預估、申請、收取、支付,並製作活動經費收支記錄表;

△美工組:
籌備期間各類海報、教具、活動手冊、學員手冊、所有人員名牌之製作;
活動期間視情況編入其他組;


■活動場地的勘查要點
活動是否能夠順利舉辦,事前場地的勘查是相當重要的,如果能夠尋得恰當的場
地,並且熟悉場地的環境,如此在活動的過程中運用起來將會事半功倍。而以下
所列的勘查要點,可根據各個活動場地的特性加以斟酌考量。但不論如何,瞭解
場地、熟悉場地將是活動成敗的重要因素。

—確定場地管理單位、管理人員、事故聯絡方式、場地使用規則
—索取或繪製活動場地、周邊道路、鄰近醫療單位平面圖
—場地租用計價方式是否合理
—場地周邊交通便利性、路況、特殊景點
—活動期間場地租用情形、鄰近場地租用單位與使用情形
—有無特殊、危險區域、活動場地之安全性
—炊事區是否有充足的水源
—營地排水是否良好、地面是否平整
—營火場夠不夠大、有無提供營火柴
—有無室內場地、位置、租借方式、容量、供電情形
—醫療設施或器具、最近的醫療診所地址、電話、負責人
—營本部、營地入口、活動場地、廁所或浴室相對位置
—場地所有水源、電源、燈光、飲水設備位置
—管理單位是否有特殊事項需要注意或配合
—有無供應部、臨時採購便利性、供應用品種類是否豐富
—氣候變化如何、日夜溫差多少
—盥洗熱水供應情形、設備如何、數量是否符合需求


■流程設計流程的技巧
—了解活動主題、性質、參加對象、人數等
—確定時間、活動天數、幹部名單
—先擬出大概的骨架、重點教學內容、活動、目標與特色,再排出大概流程
—流程表上必須注明時間、名稱、負責人、器材、主要工作、地點、備註等
—動態、靜態的活動要錯開,尤其教學課程不要排在劇烈活動之後,否則會大大
降低課程效果,影響教學品質
—以小型團康或遊戲來連接課程,如此可紓解緊張氣氛,增加學員參予度
—時間的排定要妥當,估計時間要準確,活動中要照流程所排定的時間執行,否
則流程排了根本沒用
—人員的運用與排定要注意,不要同一時段內指派一個人做一件以上的工作
—站在學員的角度替他們想一想,這流程適不適合?節目會不會太緊?休息時間
夠不夠?等等問題
—整個活動所有的工作最好能平均分配給每個幹部,不要讓某些人負荷太重,也
不要使有些人遊手好閒沒有事做
—每個時段中事情要交代清楚,盡量不要讓人產生疑惑
—充份與其他幹部溝通、討論,不要獨自一人把流程排定,否則流程公佈後會修
改的很多
—考慮每個人的能力、職務、專長排給工作
—休息時間不要太長,不要有冷場
—活動期間可排定一些競賽,如生活競賽、幹部票選等,並在結業式時宣布其結
果,讓學員有競爭心理,如此較好管理。
—多請教有經驗的人,多參考別人的意見


■活動籌辦流程
社團營隊活動必須在活動日期前一個月以上展開規劃與籌備的工作,在每個活動
前必須開三次以上的籌備會,視情況而增加,但最好不要超過五次。在活動出發
之前必須由執行長或其相關幹部召開行前會議。在籌備期間也由各組組長(如:
活動長、公關長...)召開小組會議,以減少開籌備會的時間。在活動結束後
,執行長必須召開檢討會,並確實督導各項活動善後工作。

△活動流程圖
(見附錄一)

△會議內容
總籌備會:
〔形式〕
由執行長召開,全部幹部一率參予。
〔會議大綱〕
討論活動目標、形式、天數、時間、地點與預期達到的效果。
確定活動工作人員與人數。
活動大概內容與方向。
執行長報告一籌之前所應完成事項:
執行長:製作活動企畫書與時程表、確定工作人員名單與任務編組

第一次籌備會:
〔形式〕
由執行長召開,全部幹部一率參予。
〔會議大綱〕
執行長完成企畫書發給幹部並報告人員之編制,及幹部總人數。
討論內容必須確定:活動名稱、宗旨、日期、天數、地點、對象、活動性質,預
估招收學員人數及活動費用。
執行長提出招生之行動
執行長報告活動時程表與二籌之前所應完成事項:
活動組:初步流程、場地的勘察及接洽
美工組:宣傳海報及宣傳報名單、學員手冊之初稿
總務組:基本器材清單、經費預估、器材接洽及交通問題


第二次籌備會:
〔形式〕
由執行長召開,各組組長必須參加,其他人員也要出席。
〔會議大綱〕
各組組長提出工作進度及決定事項之報告。
再次確定活動時間、地點、人數及活動費用。
執行長報告招生狀況。
討論初步流程。
執行長報告三籌之前所應完成事項:
活動組:細步流程、企畫雨天備案
美工組:學員手冊、名牌、教具及活動所需之海報
總務組:所有之器材清單、工作流程
生輔組:各餐之菜單

第三次籌備會:
〔形式〕
由執行長召開,參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
各組組長提出工作及決定事項之報告
確定活動參與人數,開出學員、幹部名單
解決突發狀況,如場地、器材、天候等問題
討論細步流程,做最後修改
選出先先鋒駐站人員
辦理旅遊平安保險
決定行前會議時間、地點
活動排練,劇場排演
器材、海報、教具等清點

行前會議:
〔形式〕
由執行長召開,參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
解決突發狀況
清點、準備活動器材
派遣先鋒註站
提醒活動注意相關事項、要求目標與工作人員守則


活動檢討會:
〔形式〕
由執行長召開,參加此活動之幹部必須出席。
〔會議大綱〕
按照流程各組提出此次活動所有的缺失,注意!對事不對人
提出改進方針
結算活動經費
製作感謝函感謝協助單位或人員


■活動的籌備與執行
活動的發起
當團體或個人有意念要舉辦活動之時,由發起人做初步的資料蒐集,判定活動舉
辦目的、性質、對象、大概時間、經費等,也就是活動的最初計畫,並衡量自己
或團體的能力是否籌辦活動,開始尋找適當幹部人選及籌備人員。

資料蒐集
舉辦一個活動所牽涉到的因素非常多,例如:交通、地點、經費、飲食等等,這
些資訊(料)的蒐集並非一人、一時、一地所能完成,這都必須靠所有幹部的努
力及之前學長姐所留下來的資料蒐集而來,所以每位幹部都應隨時注意一些旅遊
資訊,在日常生活中注意哪裡有適合辦活動的場地,到了某一個地區遊玩時,隨
手蒐集當地的旅遊資訊,例如簡介、平面圖、交通時刻表、管理處、地址、電話
、住宿條件、飲食等,並將其併入社團資料,以供往後舉辦活動之參考,而當活
動要舉辦時,更需蒐集有關這次活動之資料,並派遣人員至活動地點做勘查,勘
查活動需於二籌前完成,勘查人員最好包含流程設計人,以便利流程之設計。

活動籌備人員
當開完一籌後所選出之幹部即為活動之籌備人員,且通常也為活動之執行人員。
在開第一次籌備會時投票表決選出執行長、活動長、總務長、生輔長、值星官及
各組組長及組員,並由執行長宣布及分配其責任、工作、工作進度等事項,開始
針對各組職務討論,執行長也需確定主要流程設計人及場地接洽人員,先鋒駐站
人員則於三籌後確定。
每位幹部在活動的每個階段都必須自行定工作進度表,訂定自己所要完成的工作
時間、日期以及蒐集相關資料,在二、三籌時都必須報告各股的工作進度,各組
長需開出各組的器材清單,交給總務長,而總務長必須統合整理所有器材清單以利器材組管理。生輔長需開出本次活動學員及幹部每餐之菜單並於二籌報告,活
動長需於流程公佈後開始著手演練團康、劇場、土風舞等工作,各組所有工作須
於三籌前完成。
當每位幹部接下這個活動時,應要有一個觀念:「既然我接下這份職務,我就應
該盡力去完成他,不管遇到任何困難都要去解決」,或許當你親自參予活動的籌
劃時會遇到若干的困難,例如場地借不到、交通不便、經費不夠等等,這都是常
遇到的困難,這時就需要靠各位幹部的頭腦,想辦法去解決,辦法是人想出來的
,大不了換場地、追加預算,設立活動籌備人員也就是為了解決這些難題,最怕
就是籌備到了一半遇到了挫折,一時無法解決而放棄了這個活動,記住,「不到
最後關頭決不輕言放棄」。


■值星官的任務與注意事項
外型:
穿著整齊清潔,忌穿拖鞋、涼鞋或衣衫不整
值星帶右肩左斜,藍天在上,左手握穗
攜帶哨子、活動流程表、記事卡片,名牌、墨鏡並非必要東西

一般任務:
集合整隊
交接隊
宣達注意事項
上下課或前後活動之移交
維持活動秩序與安全

特殊任務:
坐陣營本部
控制活動時間與流程
掌握工昨人員與學員分佈
配合活動需要排列隊形(集合隊形或晚會隊形)

注意事項:
宣布事項紀錄在卡片上
說錯話或需要改變命令用〝更正〞
熟記活動流程與各工作人員的工作執掌、分佈
善用哨子掌控活動秩序
學員面前以值星官為主,注意工作人員是否察覺值星官的存在
與工作人員保持溝通、協調,維持值星官形象與整體感覺
如果要罵人,要注意:
想好說詞並言之有物
營隊中可以對輔為焦點
活動中不要把重點放在個人
避免因為開罵而使活動氣氛降低


■編後語
團康知識的累積除了本身不斷的努力增加經驗之外,就是要依靠學長姐的傳承,
不論是在思想觀念上、活動技巧上或是經驗領導。今日編寫『營隊的規劃與管理
』小冊,除了本身多年來的經驗所得,也參考了一些的相關書籍,並與社團近年
的現況加以融合,希望能藉此縮短後進的學弟妹在活動方面的摸索,建立正確的
知識與觀念,並且提供社內學長姐的經驗傳承之外,其他社團伙伴所累積相關的
成果,使後進學弟妹在比較後能去蕪存菁更加成長。
由於在編寫此冊時,個人的經驗與手邊的資料仍嫌不足,缺失、錯誤在所難免,
希冀後進學弟妹在讀完此冊有更好的想法或蒐集到更新的資料時,能夠慎選後加
入精彩的內容。讓其他的學弟妹能夠閱讀到更豐富、更正確的資料,而獲得到更
多。也希望藉此拋磚引玉,使有豐富社團經驗的學長姐能夠寫出更多、更好的社
團小冊,提供給後進學弟妹們參考。

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