130617-[教育桃源電子報]【會員問診室】公文、簽呈一去不回，怎麼辦？-與先前資料存檔網址

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【2013/06/17教育桃源電子報】

發信人：彭如玉  e-mail：pjy5675@ms27.hinet.net 

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【會員問診室】公文、簽呈一去不回，怎麼辦？

經常有學校教師會或會員老師向本會詢問：「公文、簽呈一去不回，怎麼辦？」，行文給學校的公文或簽呈，常常遭學校壓著不理，要怎麼處理？

　

桃園縣政府過去有「桃園縣政府公文時效管制及稽催檢核作業要點」，供大家檢核行政機關是否積壓公文？有學校教師會聽了我們的建議，行文向學校校長「提醒」如果不回文可能已經違反縣府的辦法，結果原來被積壓半年多的公文，隔天就以最速件到他的手上了！

　

現在，仍然有類似這種情況的學校，本會提供桃園縣政府修訂後的「桃園縣政府文書流程管理作業要點」供大家參考！「桃園縣政府文書流程管理作業要點」係桃園縣政府99年5月31日整併相關辦法後所函頒，同時為輔導單位落實前揭相關公文規定，桃園縣政府同時修訂「提升公文品質檢核計畫」及「人民申請案件管制計畫」，藉由定期及不定期檢核作業，導正公文處理偏差行為，以提升公文品質。(資料來源：桃園縣政府研究發展考核委員會http://www.tycg.gov.tw/site/site_index.aspx?site_id=035&site_content_sn=13167)

　

另按行政院頒布之「文書流程管理作業規範」中規定：「文書流程管理必須統一規定標準處理原則，俾利共同遵守。一般行政機關之作業規定，得依據文書處理手冊與本作業規範之基本原則，配合機關業務特性與事實需要，由各機關自行訂定。其他如學校、事業機構等，得由其上級機關依其業務性質與需要，參考本作業規範自訂作業規定據以實施。」

　

因此，學校若沒有透過校務會議訂定文書處理流程，就應該依據上級機關的辦法實施！

　

我們奉勸有些學校校長不要依個人喜好辦公文，也請各校老師提醒有積壓公文習慣的校長：「前項公文檢核結果如發現有逾限辦結之案件，相關責任人員依本府公文處理時限暨逾限懲處標準表（如附件十）之規定辦理懲處。」、「公文處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致人民權益受損或影響本府行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，簽請議處。」

　

當然若需要我們協助糾舉，則請各校老師不吝提供具體事證！

　

●●桃園縣政府文書流程管理作業要點●●

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中華民國91 年1 月9 日桃園縣政府第398 次主管會議通過
中華民國93 年3 月11 日修正
中華民國97 年5 月21 日府研綜字第0970160301 號函修正
中華民國99 年5 月31 日府研管字第0990206605 號函修正
中華民國100 年4 月18 日府研綜字第1000143659 號函因應組織調整修正
中華民國101 年1 月10 日府研管字第1010009565 號函修正
壹、總論
一、桃園縣政府（以下簡稱本府），為落實文書流程管理，提升公文品質及行政效率，特依據行政院頒布之「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」規定，訂定本要點。
二、本要點適用範圍：本府所屬一級機關（以下簡稱本府各局處）；一級機關以外之各機關學校得自行訂定相關規定，未訂定者，準用本要點。
貳、公文處理時限及展期規定
三、各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依下列規定：
（一）一般公文：
1. 最速件：一日（但緊急公文仍需依個案需要之時限內完成）。
2. 速件：三日。
3. 普通件：六日。
4. 限期公文：
（1）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。
（2）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。
（3）變更來文所定期限者，須聯繫來文機關確認。
（二）專案管制案件：府文依本府秘書長（或以上長官）批准之時限辦理；機關文則授權由局處首長批准之時限辦理。
（三）人民申請案件：依「本府人民申請案件項目暨期限彙編」規定期限處理。
（四）人民陳情案件：依「本府暨所屬機關處理人民陳情案件作業要點」規定期限辦理。
（五）訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。
（六）有關開會、會勘等各項紀錄，承辦機關應於開會、會勘之次日起三日內取文號陳核。
前項各款規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件外，均扣除假日計算；含假日計算之案件，處理期間遇國定假日或其他休息日（星期六、日之例假日除外），其處理時效得依實際假日日數延長之。
一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得經由本府收文局處之科（隊）長以上人員核定後，調整來文處理速別。
四、各類公文處理時限之計算標準，依行政院頒布之「文書處理手冊」及「文書流程管理作業規範」相關規定辦理。
五、承辦人員應確實遵守公文處理所定期限，案件經詳細檢討，預計不能依限辦結時，應在屆滿處理時限前依下列規定辦理展期：
（一）一般公文之展期次數以二次為限，第一次展期不得超過十日，由各局處科（隊）長以上人員核准；第二次展期依實際需要提出申請，由各局處首長核准，惟整體公文處理時限不得逾三十日。
（二）一般公文展期申請單（如附件一）應併同公文陳核，日後應附於文案卷歸檔，並影印一份送局處收發建立專卷，以備查考。
（三）限期案件辦理展期前，應先行協調通知來文機關。
（四）人民陳情案件、人民申請案件及訴願案件之展期，依各該相關規定辦理（各類公文展期規定如附件二）。
六、專案管制規定如下：
（一）凡涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且展期達二次以上需三十日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件，惟最長處理時限不得超過四個月。
（二）申請改為專案管制案件，應填具「專案管制案件申請表」（如附件三）及「專案管制案件預定進度表」（如附件四），擬定預定完成時間，敘明理由，府文應由局處首長詳實審核，簽會本府研究發展考核委員會（以下簡稱研考會），經本府秘書長（或以上長官）核准後，列入管制；機關文應由業務主管詳實審核，簽會局處研考單位(人員)，經局處首長核准後，列入專案管制。
（三）如超過預定完成時間且不可歸責於承辦局處者，仍應申請專案管制案件展期。
（四）專案管制案件申請表應併同公文陳核，日後應附於文案卷歸檔，並影印二份，一份併公文影本送本府研考會登錄列管，另一份送局處收發建立專卷，以備查考。
（五）人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件不得申請改為專案管制案件。
参、文書處理流程規範
七、本府各項文書作業自總收文（局處收文）、分文承辦、創簽稿作業、承會辦、陳核至發文、存查、歸檔、退文等，各階段全面列入管制。（本府各階段公文登錄流程圖如附件五）管制方式區分為「以文管制」及「以案管制」：
（一）一般公文視案情、重要性採取以文管制或以案管制。
（二）限期公文、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他指定案件等，原則上須以案管制。
八、公文登錄及改分：
（一）所有公文（含自送、自繕公文；惟便簽、通報、「此致 相關局處」等除外）均請總收（發）文、各局處收發人員確實黏貼公文文號條碼，並將公文紙本資料確實登錄於「公文管理交換整合系統」（以下簡稱公文系統）中。
（二）各局處及陳核局處收發人員若發現應黏貼公文條碼而未依規定辦理者，得退回原承辦局處或拒收公文，俟補貼條碼後，再行會辦或其他公文流程。
（三）總收文人員應列印分文清單，併同紙本公文交承辦局處簽收，並應依局處退文情況，重新分文，陳情案件、首長信函、監察院列管請送本府研考會影印錄案。
（四）總收文、各局處收發人員應確實登錄公文性質（如一般案件、人民申請、人民陳情、訴願、立法委員質詢案件等）及確認是否為限期公文；若屬申請案件，應登錄公文次性質，由公文系統自動調整限辦日期，若為限期公文，應確實登錄待辦期限，以符合規定。
（五）承辦局處收受之府文，如認為非屬本局處承辦者，應填寫公文建議改分單（如附件六），敘明理由經局處首長核閱後，於八小時內併同紙本公文由局處收發退回總收文改分，或逕行移送其他局處承辦並通知總收文。受移局處如有意見，應即於公文建議改分單內簽明理由陳請本府秘書長（或以上長官）裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。
（六）改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。
九、擬辦陳核：
（一）承辦人員簽稿擬辦方式，應儘量採用「以稿代簽」、「簽稿並陳」方式處理，避免往復簽擬辦稿，繁複費時。
（二）對於各件公文案情相同、同一案情之正副本或其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則得併案辦理，其公文時效自首件收文之次日起起算。
（三）公文陳判流程應依據本府「分層負責明細表」規定落實授權分層負責，以提高行政效率。
（四）核稿人員對案情需進一步瞭解時，可隨時洽詢承辦人員或科（隊）長，或以電話詢問，避免用簽條往返。
（五）如認承辦人員所簽擬之內容不當時，應就原稿批示或更改，不宜輕易退回重擬；若認需退回者，應以電話通知承辦人員親自領回，以節省時間及手續。
（六）簽稿於陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，應退回承辦人員覆閱；惟如無變動者，判行後得直接送繕，以縮短公文流程。
十、會辦協調（會辦案件作業流程圖如附件七）：
（一）來文內容涉及二個局處以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦局處為主辦機關，於收辦後再行會辦或協調分辦。
（二）涉及二個以上會辦局處之案件，應依序傳會或複製同時分會。
（三）具時效性、案情複雜、涉及三個以上局處職掌或其他重要案件，主辦局處應於簽辦前主動邀集業務相關局處（出席人員以局處首長為原則），該會議原則上由主辦局處首長或參議主持；主辦局處應將相關資料先行送達各與會局處，參與協調局處之出席人員則應事先研究案情，如認有請示或洽商內部有關單位（組、科、隊）之必要者，應即請示或洽商後再行出席。
（四）參與協調時，出席人員代表該局處發表意見，協調結論由相關局處共同簽章，不再簽會稿，主辦局處將協調紀錄隨同原案逕行敘稿陳判，並函送相關局處，各相關局處應確實依照協調結論辦理。
（五）會辦案件之送會局處應按速別卷宗「最速件一小時」、「速件二小時」、「普通件四小時」之時限遞送；受會局處應按「最速件隨到隨辦」、「速件一日」、「普通件三日」之時限會畢送回原局處。受會局處未依前開期限會畢送回時，主辦局處得通報受會局處限期送回，並副知本府研考會。
（六）各局處會辦完畢後逕將公文交由下一個會簽局處（含陳核）辦理，非必要或會簽意見不同勿送回原承辦局處。
（七）主辦局處遇有會辦局處持不同意見，簽辦時應提出綜合意見，以供上級裁決，不必再以公文往返簽會。
（八）陳核局處收發人員請配合處理公文簽收、核判處理、回稿簽收及回稿處理等作業。
十一、結案登錄及送繕發文
（一）總收來文及局處收文應由承辦人簽辦，並經各級主管核准始可登錄「存查」，嚴禁「先存後辦」（即先將來文存查再另創文號發文或續辦；或將原來文號積壓並另創文號發文後再將原來文號存查銷案），原則上函稿應與來文同一文號（收發同號）。
（二）公文應確實做一層或局處核判功能後，再作「發文」或「存查」二擇一之結案登錄作業。
（三）「先簽後稿」之公文於辦結後，應做「併案」處理，以確保公文資料之完整。
（四）承辦人派送之創稿（含府稿、局稿）、創簽或總收來文府稿（收發同號）公文，均應透過「送登記桌」功能將資料帶入系統，並由系統自動給文號（若總收來文，則收發同號），以簡化繕校流程。
（五）各局處收發人員於引入公文後，再做其他作業流程，如會簽、核判、存查、歸檔及發文等作業。
（六）總發文人員應配合處理校對、發文、銷號、歸檔等作業。
十二、稽催管制：
（一）文書稽催以業務執行局處主動導正為主，研考機關查催處理為輔；各局處應指派專人負責辦理文書流程管理作業。
（二）公文查催之範圍包括承辦人間、局處與局處間及上陳公文之流程。本府研考會、政風處檢查、蒐集或調卷所需資料，各局處應予以協助。
（三）下列各款文件，不辦理查催：
1. 絕對機密、極機密、機密、密之案件。
2. 各局處內部之便箋通知。
3. 各項辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品。
十三、各級人員公文查催程序及處理方式：
（一）局處首長（副首長或幕僚長）：
1. 審核機關文展期三十日以上案件及機關文專案管制申請案件。
2. 對逾處理期限三十日以上案件，責成有關單位或人員限期結案。
3. 提示文書流程改進方法。
4. 公文時效優劣獎懲案件及文書流程稽核成果獎懲案件之核定。
5. 屬員差假時之公文處理，應依下列規定：
（1） 職務代理人應實際代理其處理公文，因特殊情形，無法代為處理時，應責由主辦科隊長（或指定人員）負責處理。
（2） 職務代理人或其直屬主管，均因差假不能處理公文時，應由局處首長或其代理人，作適當處理。
（3） 承辦案件久未清結者之差假，應責成清理後始得准假。
（二）單位主管職責：
1. 屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或確實移交。如疏於督查致有延誤時，應負連帶責任。
2. 充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料；督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，落實職務代理制度。
3. 對一般公文來文之速別與公文性質不符者，得核准調整來文處理速別。
4. 隨時檢討單位內成員公文處理時效優劣，並適時提出獎懲建議或調整承辦人員工作量分配。
（三）承辦人員：
1. 經辦文件應依限辦出，必要時得依規定辦理展期或申請改為專案管制案件。
2. 對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦，如查催發生困難時，應即簽報。
（三）局處收發人員：
1. 應確實將本局處公文流程登錄於電腦公文管理系統，每日列印「逾期未結清單」、「未逾期未結清單」及「送會逾限公文催辦單」，陳報局處首長核閱後，再送承辦人員催促儘速結案，如無法於限辦日期前辦結者，請其辦理展期或專案管制申請。
2. 建立查催資料之專卷或專檔，以備查考。
（四）局處研考單位或指定人員：
1. 配合本府研考會定期公文檢查及辦理個案分析之需要，協助調閱及提供相關資料。
2. 監督局處收發人員辦理公文登錄、查催；對局處收發人員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者，應即妥適處理。
3. 協調解決有關查催作業共同性問題，並檢討查催作業缺失，必要時得進行實地抽查。
4. 協助輔導局處收發人員有關公文時效管理之相關問題。
5. 辦理專案管制案件之列管。
6. 每月公文（含府文及機關文）時效管考。
7. 每月針對逾限公文責任歸屬簽請局處首長辦理查處，並將查處結果影送本府研考會備查。
8. 自行辦理公文品質檢核，每年至少二次，且應副知本府研考會。
9. 辦理公文製作與流程管理講習，每年至少一次。
10. 針對辦理天數逾三十日以上之公文應進行調卷分析（「公文處理流程個案分析表」如附件九）並送延壓責任人員於五日內申復理由，經局處首長核閱後，依情節輕重，簽辦核處。
11. 前款延壓責任人員之懲處，依本府公文處理時限暨逾限懲處標準表（如附件十）之規定辦理。
肆、提升公文品質機制
十四、本府對各局處公文處理績效應建立評比制度並據以辦理獎懲。
前項評比制度實施計畫由本府研考會訂定之。
十五、本府研考會每月應製作上月份本府一般公文時效統計報表（如附件八），並分析各局處處理情形與評比結果，按月陳報；針對本府各機關整體公文執行績效，應於年度終了後三個月內簽陳縣長（以府文為主），並依成績優劣予以獎懲。
本府各機關整體公文執行績效成績計算方式依「桃園縣政府提升公文品質績效評核計畫」規定辦理。
十六、本府研考會應辦理定期公文品質檢核；各機關研考單位（人員）應主動辦理定期及不定期公文品質檢核，其辦理方式依「桃園縣政府提升公文品質績效評核計畫」規定辦理。
前項公文檢核結果如發現有逾限辦結之案件，相關責任人員依本府公文處理時限暨逾限懲處標準表（如附件十）之規定辦理懲處。
十七、公文處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致人民權益受損或影響本府行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，簽請議處。
伍、其他
十八、本要點未規定者依相關法令規定辦理，如有未盡事宜得隨時修訂之。
十九、本縣各鄉（鎮、市）公所得依機關特性自行訂定相關規定，作為文書流程管理之準據。